组织部、党校     魏克萃

 

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，是单位人员个人情况的历史真实记录和客观反应。它包括当事人履历材料、自传材料、组织鉴定、考察材料、考核情况；学历、学位、培训和专业技术职务情况的材料；同时也包括政审材料、职务任免、加入党团组织的材料；奖励材料、违犯党纪材料；工资级别调整等等。它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、受奖励处罚、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。高校人事档案是高校人事部门的核心工作，是学校职称评定、提拔任用干部、解决工资待遇等方面的重要依据，是一种重要的文献信息资源。随着社会的不断进步，科技的发展，人才交流的需要，它的使用频率将日益上升。因此，要使组织人事部门等真正做到“知人善任，人尽其才”，科学地管理人事档案是非常重要和必要的。但是，目前高校干部人事档案管理工作中还存在的一些问题，主要有以下

1、1“人档分离”现象引发矛盾　

随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松,人才流动方式更加灵活。合理的人才流动,本应档随人走。但由于种种原因现人才流动与档案转递不同步，人档分离现象越来越多，从而“档随人走”的干部人事档案管理模式面临挑战. 高层次人才中无档人员增多,给干部人事档案管理工作带来一定困难。近几年来在人才流动过程中，普遍存在着擅自离职或经原单位培养提高学历后不回原单位工作的现象。这些人到新单位既没有组织关系，也没有档案，而一些高校甚至为吸引人才在档案调不到的情况下，往往采取给他们重建一份人事档案，以致出现人已离开多年，而档案仍躺在原单位档案柜里的现象。管档与管人相脱节，使干部人事档案不能为高校干部人事工作很好的服务，同时也失去了档案存在的意义与价值。这种做法对原单位有失公平. 因为在不知详情的情况下,不知道引进的急需人才是否与原单位有过协议,是否已经认真地履行;而且,没有详细地查阅其原始的人事档案,对他的德能勤绩廉等方面怎能做一个正确的评价? 怎能知道他是否是真正的急需人才? 重新建立起的人事档案怎能保证客观真实性?其工资福利待遇怎样套算?特别到退休时工龄怎么计算？ ⋯⋯一系列矛盾的引发,违背了干部人事档案管理工作的严肃性、唯一性. 人档分离，不仅仅给流动人员带来了一定的风险,也给组织、人事部门的管理工作带来了混乱。

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把干部人事档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化,要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前,干部人事档案管理系统计算机信息软件在高校所发挥的作用程度比较低，全省没有统一的干部人事档案管理软件系统。目前多数高校人事档案管理工作仍停留在原始的管理方式上，靠手工检索，人工管理，工作量大、效率低下、准确性差，“保管型”的管档方式仍占据主要地位，没有很好地利用现代化的管理技术和手段，这在一定程度上制约着高校档案管理工作的进一步发展，使干部人事档案工作和服务处于被动状态。

    中共中央组织部、国家档案局下发的《干部档案工作条例》中第五章第二十六条指出“干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。”在《干部档案的整理工作细则》第二章第四条规定: 整理干部档案, 须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。第六章第二十条规定: 对超出16 开规格的档案材料, 在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下, 可酌情进行剪裁; 不能剪裁的材料, 须进行折叠。折叠时, 要根据材料的具体情况, 采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折后的档案材料, 要保持整个案卷的平整, 文字、照片不得损坏, 便于展开阅读全国干部人事档案都是按此标准整理的。而根据国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》的规定, 多年来为人们所熟悉的16 开规格的公文纸将被国际统一尺寸的A4 型纸所取代。这意味着, 在将来收集的各种人事档案材料中, 超出16 开规格的人事档案材料将不再是寥若晨星。如果继续按照现行的规定来整理此种材料的话, 将大大增加整理人员的难度。A4 型纸增加到一定的程度, 即使是装订技术再精炼的高手, 横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠得再好, 也不可能做到保持整个案卷的平整。 这样新形成的干部人事档案材料无法和原来的档案材料编订一起, 给档案材料的整理带来了新的问题。

中共中央组织部、国家档案局下发的《干部档案工作条例》中指出“每管理一千卷档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。”近几年我国高等教育规模不断扩大,高校的教职工数量也有明显的增加, 干部人事档案库藏量快速增长, 个人材料进档频繁,档案信息不断丰富, 尤其是高校研究生学历、硕士博士学位的人才不断涌进, 一方面增加档案管理工作任务, 另一方面提高了档案管理人员鉴别、管理工作的难度。 而许多院校的档案管理人员却没有增加, 档案室一般只有一名工作者，管档案卷数都在两三千卷以上。有的院校还没有专职档案管理人员，管理人员整天忙于应付日常管理事务, 没有学习时间。 只起到了保管员的作用。有的学校，将档案管理工作作为富余人员的临时安置站加之随着我国事业单位人事制度改革的深入, 聘任制、竞争上岗、人事代理等新的用人机制的实行, 使一些院校的档案管理人员的流动性较大,档案管理人员队伍极不稳定。诸此种种, 严重制约着高校干部人事档案管理水平的提高, 不利于干部人事档案管理工作的发展。

2、解决高校干部人事档案管理中问题的对策

    人事档案有两个非常重要的基本功能! 第一，人事档案信息源，是社会众多信息的组成部分，是个人不同历史时期原始材料的积累，是对个人历史忠实完整的记录，可以为当事人出具具有法律效力的第三方证明。第二，人事档案是个人信用档案的一部分，对当事人起到规范行为的作用。应该让所有人知道他的所作所为可能对他今后无论在工作上还是在个人信用上产生影响，他要对自己的行为付出一定的代价。如何更好地留住人才,稳定人心,在人事管理工作中需要倾注人本关怀. 人往高处走,每个人都在走着属于自己的路,都有自己更高的目标与追求,人才的合理流动,对于整个社会是资源的优化配置与利用,是个人实现自我价值,人尽其才的有效途径. 干部人事档案管理也应从控制性管理向服务性管理转变。表面上，“弃档”现象反映了这些人对人事档案的无所谓，实际上，它反映了在人力资源配置上市场规则与行政力量之间的冲撞，对改进和完善档案管理制度提出了挑战，传统人事档案工作制度面临着与时俱进、创新提高、适应时代潮流的新课题——转变观念，由控制性管理转向服务性管理。弱化和淡化其对人们自由流动所起的种种限制和束缚，简化转递手续，提高效率。

提高管理手段如何将纸质档案信息资源转变为系统的信息库? 现代化管理是关键。开发干部人事档案信息, 必须转变传统的保守人事档案管理观念, 改变重管轻用的思想。档案管理人员要从传统管理模式中解放出来,努力学习档案专业知识和现代化管理技术, 不断更新、补充新知识, 逐步掌握计算机操作和软件系统管理,与时代共命脉, 与社会同发展。同时要提高信息开发质量，高校组织、人事部门利用人事档案, 获取信息一般侧重出生时间、工作时间、学业、能力和业绩, 针对这些特点, 高校建信息数据库应注意以下几个问题。第一, 提高信息的准确率。建立信息数据库之前,必须认真分析、慎重鉴定每一份干部人事档案信息的真实性、合理性, 必须遵守档案信息的机密性、完整性、动态性的特点, 结合高校组织、人事部门的特色, 达到科学、安全开发信息资源的效果。第二, 掌握档案利用率。建立数据库时, 必须注意干部人事档案内容的重要性程度, 按需采取信息资源, 突出学历、学位及职称在档案查阅中利用率高的特点。保证人才信息开发的实用性和可操作性, 实现科学管理, 高效服务的目的。干部人事档案管理的现代化,高效率已经是非常现实的要求。为了适应新时期档案管理工作的要求,不断提高对资源的开发与管理水平,必须建立人事档案管理信息系统,实现个人基本信息的微机检索和联网查询,扩大人事档案信息的内涵,实现用现代化手段管理和利用档案,使之为选才,用才、育才、激才、留才发挥更大的效益。

采用国际标准是一个大趋势,目前还处于过渡阶段,对于目前大部分材料用A4纸张印制给干部人事档案的管理带来不便的问题, 可从以下几方面予以解决。一是对于近几年新进的年青教职工,其档案可全部按A4纸张的规格进行整理。,二是将A4纸裁为16K纸张规格（但一定要在不裁掉文字和不影响装订的情况下进行）。三是对不能进行裁剪的用A4纸张印制的材料可进行缩印再加盖红色印章。四是在制作要归干部人事档案材料时，把纸张设置为16K纸张范围打印用A4纸张印制存档材料。

第一, 档案管理人员现代化管理水平提高,首选老师是计算机专业教师, 借用他们的知识和技术开发人事档案信息资源, 人才紧缺问题可以迎刃而解。现档案管理人员大部分同志不会计算机编程，而会计算机编程的同志又不懂档案管理。可采取两条途径: 一是请进来。将计算机专业老师请进来, 手把手地教计算机操作和软件管理, 提高档案管理人员计算机实际操作能力和系统管理档案能力, 即节约时间, 又节约经费, 而且有利于长期开展技术咨询活动。二是走出档案室。档案管理人员也可以抽出时间, 走进高校专业计算机室学习, 不懂就问, 做到专题专问, 提高现代化管理水平。第二, 选出计算机能力强的学生党员勤工助学, 参加干部人事档案管理工作, 进行一对一的长期指导, 传授计算机知识, 指导计算机、管理软件操作。这种方法一方面克服了干部人事档案管理人手不够以及经费短缺问题,另一方面有助于锻炼大学生的实际动手能力和操作能力, 将理论知识与实际操作联系起来, 达到学以致用的效果, 提高档案管理人员现代化管理知识和技术的同时, 也为经济贫困学生提供了勤工助学机会。真可谓一举两得。第三, 提高专职档案管理人员自身水平。身为高校管理工作者, 在知识丰富和人才集中的高校环境工作, 有能力和条件提高自身的现代化管理水平。档案管理工作人员可以不受时间、地点的限制, 不定期向计算机教师请教,关键是档案管理人员应做到不耻下问, 不断向年轻的教师和学生学习, 不断更新学习理念和学习方法, 掌握现代化管理方法和手段, 与时俱进, 提高现代化管理技术, 建立干部人事档案信息库, 为组织、人事部门管理、培养、使用人才提供信息。以适应新时期我国高等教育事业的发展对高校干部人事档案管理的新要求。在实行聘任制、竞争上岗等人事制度改革的过程中, 注意适当稳定档案管理岗位的人员。如有人员变动, 要及时进行培训学习，不断提高档案管理人员的整体素质。

 

 

                                                2009年5月