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干部人事档案管理软件系统简介

V 6.X

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       干部人事档案管理软件,是历经了大量的干部人事档案整理、数字化和档案管理工作的基础上产生和完善的软件系统,完全按
照中组部颁布的《全国组织人事管理信息系统-信息结构体系标准》来设计。系统设计定位在干部人事档案管理的“辅助工具”,减轻
干部人事档案保管的工作强度,提高干部人事档案的保管质量,降低干部人事档案数字化成本。同时根据组织部门的最新规范和要求,
辅助档案保管人员,对档案进行分类、检查和鉴别工作。

1、软件系统的管理特点:
  • 软件操作界面清晰、可读性强。 采用可缩/展的树型结构的功能导航栏,引导用户操作相关的软件模块。另外,系统提供大
    量的文字说明,辅助用户快速的掌握软件的使用技术,从而更好的完成干部档案管理、利用工作。
  • 软件操作简单、灵活。系统中提供的许多鼠标拖放、单击执行的操作功能,用户无须设置复杂的弹出对话框来完成操作。
  • 档案目录操作逻辑简单、直观。由于干部人事档案的组成,具有动态性的这个特点。不同历史时期,有不同的材料被收
    集、整理和存档,因此要求软件系统能够灵活的更新归档材料目录。系统采用直接读、写目录的方式,用户可以很容易的
    添加、删除、排序新插入的材料数据。(支持最新的A4版标准)
    同时,用户可以很方便、快捷的打印出新的干部档案目录。
  • 档案目录增量打印。由于干部档案组织架构方面的特殊性,其档案材料随着时间的推移而不断递增,因而档案材料目录几乎每
    年都要被更新替换。按每个干部平均10页目录纸来计算,据网上不完全统计全国将近4000万干部,也就是说每年仅替换掉的目录
    纸将近4亿页。不仅仅是干部,全国将近8000多万党员,另外各大企业中的职工也有相应的职工档案,这样计算起来每年用于档案
    更替的纸张将会更多,可以说是每年消耗掉了一片森林。为了解决这个问题,减少纸张因频繁替换而带来的浪费,我们在软件中
    目录加入了档案目录增量打印能力。也就是说,在档案目录首次打印时,预留出一些空白目录行,来年插入新材料后,在原有档
    案目录纸的基础上,只打印新加入档案材料的目录行。如此这样,档案目录纸在不需要被替换的情况下,增加了新插入的档案材
    料目录。
  • 材料名称快速著录。为了减少重复材料名称的著录次数。系统提供了常用材料名称下拉选择及管理维护功能。用户在材料名称
    著录时,只需按下键盘的下拉选择快捷键,便可以选择列表中已有的材料名称。下拉列表项右侧显示出该材料名称被选中的次数
    (即使用频率)。
    用户可以动态的更新和维护分类材料名称选择列表,从而满足日常著录工作需要。
  • 自定义著录操作快捷键。为了提高干部档案目录的著录效率,方便用户的个性化键盘操作。系统为用户提供了大量的键盘操作
    快捷键,同时允许用户根据个人操作习惯,自行修改快捷键设置(设置完毕立即生效)。
  • 具备强大快速导航、定位能力。由于系统中存储的干部数量具大,要针对某一个干部的档案快速定位,并进行操作显得尤为重
    要。系统提供拼音、五笔缩写和汉字三种条件模式,供用户输入查找,或者通过导航栏的机构-干部树直接选取。
  • 具备强大的自适应能力、支持最新的档案分类标准。随着社会的进步和发展,干部档案分类结构将会不断的细化,从而满足
    社会主义现代化建设需要。本系统在设计之初充分考虑到这点,故将十大分类结构定义为动态数据结构,允许用户根据最新的中
    组部标准,来动态的更新和维护十大分类结构。
    当十大分类结构发生改变时,与其关联的各个干部的档案目录数据,其分类结构也要随之改变,因而造成大量档案材料目录数据
    要重新著录,如果该目录已经挂接了扫描原文,则需要重新扫描和原文挂接。这样一来造成了大量的人力资源浪费。因此,系统
    加入了档案目录数据所属分类的调整功能,允许用户对档案目录所属十大分类进行“重新定位”,现有的档案目录内容无需重新
    著录,档案原文也无需重新扫描。
  • 高效、快捷的档案扫描及图像处理能力。根据中组部关于干部人事档案数字化要求,系统提供纸质档案按分类扫描及图像快速
    处理功能。同时提供完备的快捷键操作,方便用户快速的启动扫描及图像处理过程。系统按照国际标准的Twain接口来驱动扫描仪
    设备,只要支持Twian标准的任何扫描仪设备,都可以被软件调用。
  • 档案扫描图像属性。档案扫描原文以图像格式文件存储(TIFF和JPG),但由于其数据内容的特殊性,应该有别于其它普通照片
    图像文件,应该具有档案本身所应有的属性信息(比如干部姓名、材料题名、报送单位和修改日志等),降低造假的风险,提高
    电子档案的可靠性。系统在扫描时对档案图像自动添加了“档案属性”,并且在每次修改图像内容后,将其修改日志记录于档案
    图像文件。如下图所示,日后用户可以直接选中档案图像文件,在鼠标右键弹出的属性菜单中,直接浏览档案属性。系统同时还
    提供标准的ATL COM接口,供其它第三方软件直接获取档案图像文件中记录的档案属性,以便于快速的建立起“全文检索”数据
    库,完成WEB上的查询应用。
  • 将人事基本信息与人事档案原文完美结合。根据中组部制定的《全国组织人事管理信息系统-信息结构体系标准》,可以构造
    出庞大的人事信息利用网络,然而人事信息数据的真实性,以及基层单位人事信息数据的快速采集,一直是一件让人头痛的事
    情。本系统逐步提高这方面支持力度,使其操作更加方便、简单。
  • 更加人性化的档案原文“多页分页”浏览能力。档案实体的一份多页材料,其电子档案在浏览时,应该组织在一个窗口之
    中,让阅读者逻辑清晰、一目了然。
  • 简单、快速的海量数据导入能力。基层单位多数采用Excel制作并存储档案目录,某些单位甚至已经存在档案的扫描原文,或
    者已经存在目录级干部档案数据,能否快速的将这些历史数据到入系统并应用,将是本软件首要解决的问题。本系统提供批量
    Excel文件或档案扫描原文的快速导入支持,同时也提供第三方软件数据的批量导入支持。
  • 档案原文水印保护。出于干部档案安全考虑,系统允许用户对打印的电子档案设置“水印”,从而保障干部档案的不可复制性
    的特点。采用透明图像合成技术,将水印文本压入档案图像底部,从而避免水印文本覆盖档案文字内容。有关水印的文字内容信
    息,系统允许用户自行定义修改。
  • 简单、直观的档案查询效果。传统的干部信息查询很难满足干部档案利用的实际需要。查档人员往往更关注具体的档案材料实
    体,如何更好的将这些材料快速提取并有机的组织起来,快速的提供给查档用户使用,是干部档案查询利用工作中最重要的部分
    之一。本系统提供三种检索方式供查档用户使用,允许用户直接针对档案材料内容进行关联检索。
  • 干部档案“永久归档”能力。所谓“永久归档”即将电子档案数据结构化后,合成转换到一个电子档案文件之中(PDF文件格
    式),然后,移交到上级组织部门异地备份存储。此种方式既可以保障电子档案备份的数据不易篡改,同时也降低了实体档案被
    非法篡改的几率,从而更进一步的保障干部人事档案的真实性、可靠性。
  • 温馨的到期提醒功能。软件通过驻留操作系统后台的定时器服务进程,对已到期的档案应用业务进行即时监测,并以弹出“温
    馨提示”的方式来提醒用户。用户可以对其弹出的频率及显示延迟的时间进行设置。
  • 安全、可靠的数据备份能力。由于带有扫描原文的数据并非单一的关系型数据,因此,并不能简单采用数据库级备份的方式,
    来对干部档案数据进行备份和迁移操作。本系统通过制作“光盘数据包”的形式,将非结构化数据组织在一个磁盘文件夹下,以
    备用户随时可以刻录光盘或复制粘贴操作。此光盘包文件夹下包含有“解读”档案数据的可执行程序,用户可以使用该程序直接
    查询、浏览和打印档案数据。
  • 全国各组织部门通用的报送光盘格式。人事档案数字化工作的目的,除了便于查阅、保存、备份利用之外,更便于人事关系的
    调动、人事档案的转递。如此一来,通过整个地区采用统一档案数据转出、转入接口,大大方便各行业、系统人事部门的档案管
    理工作,同时使各政府、企(事)业单位人事档案的管理工作更加规范化、通用化。本系统充分的吸取了全国各省组织部门的建
    议,可以将干部人事档案管理软件系统中的数据转换、加密制作成符合通用标准的数据格式,同时提供如下图所示的光盘数据结
    构化预览软件(免费软件),供正版软件用户制作出报送给地方组织部门的数据报送光盘包。
  • 档案扫描图像数据加密。如下图所示,档案扫描图像加密技术,在档案应用领域具有广泛的实用价值。传统形式的光盘数据备
    份,扫描原文采用“明码”方式存储,一旦数据丢失或被非法复制,将会造成严重的社会影响。本系统允许用户在制作备份数据
    包时,对所有扫描图像进行加密导出。同时备份数据包浏览程序,在用户输入正确的密钥后,方能解密档案图像。如此方式,即
    便下级单位报送光盘中的档案数据,在运输过程中被非法复制,不知道图像密钥,扫描图像的内容也无法打开,从而在根本上避
    免了泄密事件发生。
  • 数据库整体迁移能力。由于干部系统应用环境发生改变,或者由于档案数据容量在不断递增,现有数据库系统已经很难满足档
    案应用需求,需要更换数据库系统平台。系统提供用户档案应用数据库整体迁移功能,迁移前后数据不发生任何变化。
2、软件系统的技术特点:
       本着一切模块化的、可配的、可装载的、动态的体系结构设计理念。系统从底层的数据结构层,到顶层的业务应用层,完全设计
成“灵活的”系统架构,用户可以对其进行修改和配置,从而达到其想要实现的操作效果。
  • 动态的底层数据库结构。软件运行的底层数据存储结构对用户完全公开,允许用户根据实际应用需要动态来修改和配置。即便
    十年或二十年之后,《人事信息系统体系结构》标准发生改变,用户也可以“以最低的成本”来进行适应。
  • 动态的数据表单设计。系统提供三种类型的表单模板供用户使用,其中卡片型模板主要用于干部信息列表,采集型模板主要用
    于人事信息或业务应用数据的著录采集,表格型模板主要用于人事信息或业务应用数据的表格方式打印输出。
  • 动态的业务应用逻辑。系统允许用户动态创建档案业务应用逻辑,为其动态指定数据存储结构、数据采集和打印表单模板,为
    其动态配置应用范围(包括安置定时监测装置、远程登记和档案归档模组)。配置完成后,用户可以象使用软件中其它功能模块
    一样,去使用自定义的档案业务应用。
  • 动态的数据统计逻辑。系统允许用户动态自定义统计项,并提供多种定义统计项的方式,其中包括简单的人事基本信息统计、
    多指标组合统计和档案材料统计。
    另外,系统允许用户动态创建统计指标项。用户可以通过组合每个自定义的统计指标项,来显示输出统计结果数据。【所谓统计
    指标项,是指用户通过设置组合查询条件,并将其查询结果的条目数量,作为指标项统计结果数值来输出】
  • 支持多种软件认证模式。系统允许用户选择正版软件的认证方式,其中“本地加密狗”认证模式,只限于单机正版用户的使
    用。而“网络服务器”认证模式,可以满足局域网内部多台终端机上的干部软件系统,通过档案服务器的认证,同时成为正式版
    用户。
  • 支持多种数据库连接。本系统允许用户根据实际应用需求,选择软件运行所需要连接的本地或网络数据库。首次运行时,系统
    会自动的对数据库中的所有表集进行初始化操作。目前系统支持的数据库包括:Access数据库、SQL Server 2000/2005、
    My SQL 5.5等四种数据库。
  • 基于操作系统(ServiceManager)的后台服务程序。为了提高系统整体的运行效率,同时又不影响其它软件程序的运行速
    度。本系统将后台定时监测程序,设计成操作系统自动维护的服务程序(Service),并提供操作接口,允许用户启停服务。
    或者,用户也可以直接在操作系统 “控制面板”的“管理工具”中,启动“服务”管理器程序。如下图所示,选中软件的定时监
    测服务程序,手动来启停该服务程序。
  • 高效、可靠的档案服务器程序。为了提高局域网内部干部档案管理、利用效率,同时保障档案原文的网络利用安全。系统提供
    自主开发的档案服务器端程序,集网络认证、数据库代理、文件解析传输、Web端管控、网络封包加解密于一体,是干部人事档
    案管理系统网络版本的核心服务程序。其驻留在服务器系统后台,用户可以在服务器程序所在计算机上,通过选择系统任务栏菜
    单来管控服务程序。
3、干部人事档案信息化面临着前所未有的挑战:
       展望未来,干部人事档案信息化管理将在中组部统一的规划下,更加全面的规范化、功能化。在信息整合方面,将会逐渐与人力
资源信息共享平台、公务员管理信息系统、干部考核信息系统、干部培训信息系统相接轨。在信息安全方面,则重在档案扫描数据的安
全报送与存储,以及灾难发生后的快速恢复。
       本系统采用的数据库结构对外“公开”(允许第三方软件直接调取或写入数据),同时支持多种数据库应用平台,并且严格的按
照中组部制定的《组织人事信息结构体系标准》中所描述的信息集而设计,为将来人事信息的整合与共享,提供最基层的数据基础(完
全可以为现有的人力资源信息共享平台,提供基于数据库层面上的数据交互,在效率方面远远高于XML方式的数据交互)。另外,本系统
为人事扩展信息集(A02-A57),设计了专用的“FileID”,以此来关联与该干部该人事扩展信息(如工资、任免、职务变更等)项相对
应的档案扫描原文,从而可以更好的反映数据的真实性,同时又可以兼顾高效的信息查询、统计与分析。
       本系统为档案扫描图像设置专用的“人事档案属性”及“修改日志记录”,同时,为转入转出于系统的扫描图像进行“图像加解
密”,在保障档案扫描图像安全的基础上,为将来人力资源信息的共享,提供了可靠的基于原文级的“全文检索”信息接口。
       本系统在设计之初,完全摒弃了传统意义上基于C/S架构的单机和网络版本概念,单机系统也可以使用如SQL Server、MySQL等网
络服务器级数据库,而采用专用的“档案服务器”技术作为单机与网络版本的基本区分(即以扫描图像数据的存储位置来划分版本)。
同时作为Web Server的文件服务器(FTP Server),为其提供URL的加解密数据,以及使用采用一次性密钥方式(“One Time
Password”)加密的网络数据封包,来传送档案图像数据(并非传输整个文件,而是解析传输,网页端的临时缓冲区 1024比特)。从而
可以更好的为将来的人力资源信息共享,提供网页端安全、效率的档案原文浏览。
       当前人事档案信息化建设中存在一个极为重要的现实——“基层单位很头疼,为什么总换软件”。究其原因,是之前的干部软件
在设计时,就定义了一个“静态”的数据架构,固定死的字段和表集,无法经受时间的考验。而本系统则将其全部设计为动态的、可维
护的底层架构,以此来面对未来时间的考验。
       未来充满挑战,我们很有信心。
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