综合档案管理信息平台简介

综合档案管理信息平台主要应用于政府、机关、科研院所及各企事业单位，在设计方面，采用现今流行的程序设计语言JAVA进行开发，大大提高了系统运行效率、可靠性、稳定性。同时，数据库支持Microsoft Access,Microsoft SQL Server,MySQL,Oracle等。在通用性方面，考虑到信息资源的共享和整合，是将来信息系统发展的必然趋势，故在设计中加入通用数据接口、单点登陆接口等，以供办公系统及相关信息系统的信息共享和转换。在数据安全方面，采用独立的文件加解密、文件存储下载服务器技术，提高了电子档案的浏览速度，同时防止用户非法复制及打印。在查询利用方面，以全文检索的方式对档案目录及原文进行检索，大大提高了数据检索的效率。在档案业务利用方面，采用工作流引擎技术（WorkFlow），提高了档案如鉴定、编研、借阅审批等业务工作效率。

一、系统特点

1、功能模块布局合理、操作简单方便

系统按照档案管理业务流程组织设计功能模块，所有功能在同一个界面下显示，档案数据的结构和操作一目了然，使用十分方便快捷。

2、实现文档一体化管理

系统可以与OA、MIS、PORTAL等业务系统无缝连接，通过有效的前端控制，使大量有价值的电子文件按照档案管理要求，自动、完整、规范地采集到电子档案管理系统中。

3、实现档案业务的全面管理

提供完整的信息收集、整理、归档、编研、统计、鉴定、销毁、查阅、借阅、库房管理等全面自动化管理。

4、支持多全宗、多单位的管理模式

满足集团及下属单位不同全宗设置实体分类的需要，实现统一管理、集中及分布式存储相结合的多全宗管理模式。

5、系统安全可靠

通过对角色权限设置，可以明确各级人员阅档（文）范围，以及相应的操作权限。档案数据存储在数据库及文件服务器上，系统根据用户的具体权限，控制用户可以浏览的数据的范围，以及对应的操作功能，保证档案数据安全、可靠。

6、支持多种电子文件格式的检索、浏览和显示

提供200多种图形、图像、文本和电子表格等不同文件格式的归档管理和显示功能；支持绝大多数文字类型文件的全文检索功能，包括Word、Excel、PDF、TXT、RTF等常见格式。

二、系统结构

系统最外层，是“信息发布系统”，单位可以将公开的信息发布到此系统中，普通用户不需要登录验证，即可浏览此系统中已发布的信息，就像浏览新闻网站一样。

同时，具有登录权限的用户，可以在“信息发布系统”的登录入口进行登录操作。登录之后，用户可以使用“个人工作”和“数据查询”功能。“个人工作”中会列出所有从管理系统中发出的“待办事宜”的消息，用户点击相关的消息，即可对工作进行处理；在“数据查询”功能中，用户可以查询管理系统中的数据，系统会根据用户具有的数据权限，列出对应的查询结果，用户还可以在此功能中发起“借阅”操作，对数据对应的电子原文或实体文件进行借阅。

“档案管理系统”中，普通用户可以使用核心的“数据维护”和“业务功能”功能。

“数据维护”功能即是对门类数据进行日常的：增加、修改、删除、查询、替换等日常操作。为了方便用户录入数据，本系统特别设置了多种多样的“字段功能”，包括：自动增加、值继承、继承父记录值、组合值（将当前记录中其他值组合为此字段的值）等等，而且“字段功能”还可以通过二次开发进行扩展。

“业务功能”是档案管理工作中，其他业务对应的功能，例如：库房管理、鉴定销毁、借阅管理等，可以满足各个岗位的工作人员的日常工作需要。

为了支撑日常的业务工作，以及为了应对不同用户的不同需要，在系统支撑层，设计了“组织机构管理”、“数据结构管理”、“功能资源管理”、“权限角色管理”、“原文服务管理”、“报表引擎”等基础功能。通过这些功能对系统的定义，可以方便的应对需求的变化，更加快捷、方便的满足不同客户的需求。

三、系统模式

本系统采用B/S结构，即服务器/浏览器模式，主体应用部署在服务器端，客户端只需要有IE浏览器，并且能访问本系统服务器即可。

为了满足客户具有下级单位的管理问题，本系统还支持多单位的管理。建立多个单位后，每个单位的用户可以登录自己单位的管理系统，使用自己单位独立的权限设置。如果用户具有多个单位的登录权限，在登录系统时，还可以选择需要登录的单位，进入到指定单位的系统中。在数据库层，每个单位的数据是独立存储的，可以有效的分散系统在运行过程中的数据压力。

四、主要解决的问题

4.1 用户使用问题

本系统在设计时，充分考虑了用户的使用习惯，采用模拟应用程序的系统界面，保留了诸如“列表中单选、复选、批量选择”等功能，可以使用户快速上手、快速熟悉。

在界面设计时，尽量满足人体工程学的要求，使用户鼠标滑动的轨迹最短，点击次数最少，减少用户使用系统时的工作强度。

4.2 系统维护问题

系统的“组织机构管理”、“数据结构管理”、“权限设置”、“系统设置”的功能，采用简单易用的界面设计，很多界面大量采用了拖拽等功能，降低了系统维护的难度，使系统管理员、业务管理员可以方便、快捷的对系统进行日常的维护和管理。

4.3 数据及原文存储问题

为了加快系统的查询速度，降低数据库的运行压力，本系统对数据存储时，采取了“分单位分表”的存储策略。即每个单位的门类表都是独立的、私有的，这样在查询时，可以在一定程度上保证数据查询的效率，提高系统运行的速度。

由于档案系统原文上传量巨大，为了解决海量原文存储的问题，本系统采用了“原文服务”的方式，对原文存储进行动态的扩展。

“原文服务”支持“文件系统”和“WebDAV”两种模式。系统可以无限制的添加任意多个原文服务，原有的原文存储到达极限时，只需为当前单位指定一个新添加的原文服务，即可实现动态的原文存储扩展。

“文件系统”即是当前服务器所挂载的磁盘系统中的文件存储路径，可以直接进行设置。但此种模式会受到操作系统管理磁盘分区2T的限制。

“WebDAV”采用公开的，基于HTTP端口的WebDAV协议进行文件传输。WebDAV协议具有安全、透明、高效的特点，并且已经成为标准的协议，被绝大多数HTTP服务器支持。本系统中使用开源的Apache服务器作为WebDAV文件服务器，可以保证系统的安全和稳定。

4.4 二次开发问题

本系统采用标准的MVC架构，使用业界流行的STRUTS、SPRING、HIBERNATE作为基础的开发平台，将对系统的基本元素，如：组织机构、数据结构、数据管理等的操作提取出来，抽象为开放的API接口。进行二次开发时，程序员只需调用这些API，即可实现对底层基本元素的操作，可以有效的提升开发速度。

系统在设计时，充分考虑了功能的扩展，在系统功能、门类功能、业务表功能等处均设置了开放的接口，可以根据用户不同的需求，快速进行相应功能的开发，并且可以简单的进行功能的挂接。